Cảnh quen nhất ở quầy nộp hồ sơ là người ta cầm nguyên tập giấy tờ đầy đủ, ký đủ chữ ký, đóng đủ dấu, rồi bị trả về chỉ vì một tấm ảnh dán góc trên. Ảnh sai cỡ, ảnh chụp từ đời nào, hoặc ảnh nền xanh trong khi nơi nhận muốn nền trắng.
Chuyện bực nhất là đứng đó cũng chẳng biết ai đúng, vì người ở quầy nói theo thói quen của cơ quan mình, còn bạn thì nghe theo tiệm ảnh đầu ngõ. Hoá ra chỉ một phần nhỏ trong mớ quy tắc đó là quy định thật, phần còn lại là tập quán.
Phần lớn thứ gọi là quy định ảnh thẻ thì không phải quy định
Nếu đi tìm văn bản pháp luật quy định ảnh dán hồ sơ xin việc phải là 3x4 hay 4x6, bạn sẽ không tìm ra, đơn giản vì không có văn bản nào cả. Cỡ ảnh cho hồ sơ, cho đơn xin học, cho thẻ nhân viên đều là thói quen của từng nơi nhận chứ không phải luật.
Chỗ có quy định thật chỉ gồm mấy loại giấy tờ do nhà nước cấp, rõ nhất là hộ chiếu, và thêm visa của từng nước với bộ tiêu chuẩn riêng của họ. Ngoài hai nhóm đó ra thì câu hỏi đúng không phải quy định là gì mà là nơi nhận yêu cầu gì, và câu đó chỉ có nơi nhận trả lời được.
Nói vậy không phải để bạn làm bừa. Ảnh thẻ có một bộ chuẩn mực chung rất bền, và bám theo nó thì hồ sơ trôi ở gần như mọi cửa.
Ba cỡ quen thuộc và số điểm ảnh đằng sau chúng
Ảnh thẻ ở Việt Nam quanh quẩn ba cỡ, tính bằng centimet vì đó là cách tiệm ảnh gọi tên. Cỡ 2x3 hay gặp ở thẻ học sinh và mấy loại thẻ nhỏ, cỡ 3x4 là cỡ dán hồ sơ phổ biến nhất, còn 4x6 dùng cho hộ chiếu và những nơi cần nhìn rõ mặt.
Muốn biết file cần bao nhiêu điểm ảnh thì lấy số centimet chia cho 2,54 rồi nhân với 300, vì 300 DPI là mốc in ảnh không còn thấy rỗ. Ra kết quả là 2x3 cần khoảng 236 x 354 điểm ảnh, 3x4 cần 354 x 472, còn 4x6 cần 472 x 709.
Mấy con số đó nhỏ đến mức ảnh chụp bằng điện thoại nào cũng thừa, nên thứ thiếu gần như không bao giờ là độ phân giải mà là tỉ lệ. Cỡ 3x4 may mắn trùng đúng tỉ lệ 3:4 mà điện thoại vẫn chụp, còn 2x3 và 4x6 đều là tỉ lệ 2:3, riêng ảnh dọc 9:16 thì không khớp cỡ nào, nên tấm nào cũng phải cắt lại trước khi đem in.
Còn một chỗ đáng nhớ là con số 300 DPI chỉ có nghĩa khi bạn đem in. File tải lên cổng dịch vụ công không mang kích thước vật lý nào cả, nơi nhận chỉ đọc số điểm ảnh với dung lượng, nên ngồi nhân chia mật độ điểm ở bước đó là làm thừa. Chuyện quy đổi centimet sang pixel ở từng mức mật độ điểm để dành cho lúc thật sự phải ra tiệm in.
Ảnh căn cước thì tự chụp không dùng được
Đây là chỗ nhiều người mất công vô ích. Theo Luật Căn cước năm 2023, khi làm thẻ căn cước thì cán bộ tiếp nhận sẽ thu thập thông tin sinh trắc học ngay tại chỗ, gồm ảnh khuôn mặt, vân tay và mống mắt, nên tấm ảnh bạn tự chụp mang theo không được dùng để in lên thẻ.
Ảnh chân dung in trên thẻ căn cước có cỡ chuẩn 20 x 30 mm, tức đúng cỡ 2x3 quen thuộc, nhưng đó là chuyện của bên cấp thẻ chứ không phải việc bạn phải chuẩn bị. Việc của bạn chỉ là ăn mặc tử tế và đến đúng hẹn.
Nên nếu ai đó bảo bạn ra tiệm chụp một bộ ảnh thẻ để đi làm căn cước, hỏi lại cho chắc trước khi trả tiền.
Hộ chiếu mới là chỗ quy định chặt thật
Ngược lại, ảnh hộ chiếu có văn bản hẳn hoi. Theo thông tư của Bộ Công an ban hành năm 2023, ảnh phải chụp trong vòng sáu tháng gần nhất, khổ 4x6 centimet, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, rõ cả hai tai, không đeo kính, trang phục lịch sự và nền trắng.
Từng gạch đầu dòng đó đều có lý do máy móc chứ không phải phép tắc. Máy so khớp khuôn mặt cần thấy đủ đường viền khuôn mặt và hai tai, nền trắng giúp tách chủ thể khỏi hậu cảnh, còn hạn sáu tháng là để ảnh còn giống người đang đứng trước mặt cán bộ.
Visa thì mỗi nước một kiểu và thường chặt hơn nữa, có nước đòi ảnh vuông, có nước quy định chiều cao khuôn mặt tính bằng milimet. Trước khi chụp cho một bộ hồ sơ đi nước ngoài, đọc đúng trang của cơ quan cấp visa nước đó, đừng đọc lại bài của tiệm ảnh.
Nền trắng thì chụp cho đúng vẫn hơn tách nền
Cách dễ nhất để có nền trắng là đứng trước một mảng tường trắng phẳng, cách tường chừng một sải tay để bóng đổ không in lên nền. Ánh sáng để phía trước mặt, tốt nhất là ánh sáng cửa sổ ban ngày, còn đèn trần thì tạo hốc tối dưới mắt và dưới cằm.
Tách nền bằng phần mềm cũng ra được nền trắng, nhưng chỗ dễ lộ là viền tóc, nhất là mấy sợi tóc con bay ra ngoài. Hồ sơ nội bộ thì không ai soi, còn hồ sơ đi qua máy đọc thì một viền tóc bị cắt nham nhở có thể làm ảnh bị đánh giá là đã chỉnh sửa.
Nếu vẫn cần tách thì giữ được từng sợi tóc hay không là chỗ phân biệt công cụ tốt với công cụ tạm, và nhớ xuất ra nền trắng đặc chứ đừng để nền trong suốt, vì file nền trong suốt in ra hoặc nộp lên sẽ thành nền đen ở nhiều chỗ.
Có đúng một trường hợp buộc phải thay nền, là khi nơi nhận đòi nền xanh hoặc đưa hẳn một mã màu cụ thể mà ở nhà bạn không có tấm phông đó. Lúc ấy việc chọn đúng màu nền cho ảnh hồ sơ quan trọng hơn cả chuyện viền tóc, bởi sai màu là bị trả về ngay từ khâu nhận chứ không đợi tới lúc soi kỹ.
Tự chụp ở nhà thì bày trí thế nào
Đặt điện thoại ngang tầm mắt chứ đừng cầm tay giơ lên, vì góc cao làm mặt biến dạng và đó là kiểu ảnh trông rõ là ảnh selfie. Kê máy lên chồng sách rồi bấm hẹn giờ là đủ, cách chừng một mét rưỡi để ống kính không bóp méo mũi.
Vai để thẳng và hướng thẳng vào máy, tóc vén ra sau tai nếu giấy tờ cần thấy tai, kính thì bỏ ra cho chắc. Nét mặt bình thường, môi khép, đây không phải chỗ để cười tươi, và khuôn mặt nghiêm nghị trong giấy tờ vốn là di sản của cả trăm năm trước.
Chụp nhiều kiểu rồi chọn, vì một tấm ảnh thẻ sẽ theo bạn vài năm trong một cuốn sổ nào đó. Chụp xong mới là lúc cắt đúng tỉ lệ, chứ đừng vừa chụp vừa cố căn cho khít.
Một tờ giấy in được mấy tấm
Tiệm ảnh tính tiền theo tờ chứ không theo tấm, nên biết một tờ chứa được bao nhiêu là biết mình đang trả cho cái gì. Tờ ảnh 10x15 centimet, tức khổ quen thuộc nhất, chứa vừa chín tấm 3x4 xếp ba hàng ba cột, hoặc bốn tấm 4x6 xếp hai hàng hai cột.
Nghĩa là in một bộ chín tấm 3x4 tốn đúng tiền một tờ giấy. Nếu chỉ cần hai tấm dán hồ sơ thì bạn vẫn trả tiền cả tờ, nên cứ in đủ bộ rồi cất đi dùng dần, miễn là ảnh còn trong thời hạn mà nơi nhận chấp nhận.
Chuyện khổ giấy nào chứa được bao nhiêu bản thì áp dụng y hệt cho ảnh thẻ, chỉ khác con số.
Nộp online thì thường vướng ở dung lượng
Cổng dịch vụ công và mấy biểu mẫu tuyển dụng hay đặt hai điều kiện cùng lúc, là định dạng JPG và dung lượng dưới một mức nào đó, thường vài trăm kilobyte. Ảnh chụp bằng điện thoại đời mới thì nặng gấp nhiều lần mức đó.
Thứ tự đúng là cắt đúng tỉ lệ trước, hạ kích thước về vừa đủ số điểm ảnh cần, rồi mới nén xuống dưới mức yêu cầu. Làm ngược lại là nén một tấm ảnh to đùng rồi mới cắt, tức vứt đi chất lượng hai lần mà vẫn không chắc đạt.
Nếu máy bạn là iPhone thì còn một bước nữa, vì ảnh mặc định lưu ở định dạng HEIC mà phần lớn cổng nộp hồ sơ không nhận, nên phải đổi sang JPG trước khi tải lên.
Ảnh thẻ là tấm ảnh bạn ít chọn nhất mà lại dùng lâu nhất
Nhìn lại thì ảnh thẻ là một trong số ít tấm ảnh mà bạn không được chọn khoảnh khắc, không được chọn nét mặt, và cũng chẳng được đăng lên đâu cả. Đổi lại nó nằm trong ví, trong hồ sơ, trong hệ thống của một cơ quan nào đó suốt nhiều năm.
Nên đáng bỏ ra mười lăm phút làm cho tử tế một lần: một mảng tường trắng, ánh sáng trước mặt, vài kiểu để chọn, rồi cắt đúng cỡ và cất lại file gốc. Lần sau cần nộp ở đâu, bạn chỉ việc mở thư mục ra lấy.